Office Manager / dept. Art & Antiques - Gallery (voltijds)

Job description

Office Manager / dept. Art & Antiques - Gallery

Voor onze vestiging te Wijnegem zijn wij op zoek naar een full time Office Manager, verantwoordelijk voor de organisatie van het departement Art & Antiques / Gallery.

Als team van art advisors , artist liaisons en kunsthistorici staan we in voor aan- en verkoop van kunst en antiek, onderzoek, publicaties, organisatie van tentoonstellingen in de Gallery in België en Hong Kong en deelname aan kunst- en antiekbeurzen. Binnen dit team zijn we op zoek naar een administratieve steunpilaar die ervoor zorgt dat alles vlot en efficiënt verloopt in deze complexe, creatieve en kunstzinnige organisatie.

Takenpakket

Planning en organisatie Gallery

• Beantwoorden en plannen van bezoekersaanvragen
• Werkroosters opmaken
• Rapporteringen
• Administratieve ondersteuning organisatie van tentoonstellingen

Back-office sales

• Verkoop- en reservatie dossiers opmaken
• Beheer CRM applicatie
• Ondersteunen van team in administratief beheer en presentaties
• SharePoint bestanden updaten en ordenen
• Online sales platformen en website updaten, statistieken opvolgen ifv sales en marketing

Coördinatie van interne en externe communicatie

• Planning en coördinatie van interne en externe communicatie (mailing, sales files, website, banners, advertenties,...) en hierbij aansturen van onze graphic designer.

Algemene administratieve ondersteuning van het departement

• Planning fotografie
• Voorbereiden rapporteringen en verslagen

Profiel

Je bent een planner, een organisatorisch talent, een spring in’t veld, een duizendpoot, een doener

• je kan goed met deadlines om en bent stressbestendig
• nauwkeurig en brengt graag orde in chaos
• flexibel
• hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en kan zelfstandig werken
• Nederlandstalig met zeer goede kennis van Engels en goede kennis van Frans.
• Taalvaardig en hebt bij voorkeur ook een goede pen
• Je hebt een Bachelorsdiploma bedrijfsmanagement of gelijkaardig door ervaring.
• Je kan vlot met alle office toepassingen werken en kennis van of interesse voor grafische toepassingen is een plus
• Affiniteit met de kunstwereld is wenselijk.

Indien interesse, graag motivatiebrief en volledig CV (met foto mag) naar

nasica.benali@axel-vervoordt.com